Личная эффективность: GTD — три буквы изменившие мою жизнь.

 

Здравствуйте уважаемые читатели блога. Сегодня я вам хочу рассказать об известной многим методике повышения личной эффективности GTD (Getting Things Done).


Для тех, кто не знает, что такое GTD приведу выдержку из моей любимой Википедии:

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. — «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно — «как привести дела в порядок») — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»). Вопреки широко распространённому мнению, GTD не относится к тайм-менеджменту, критикуя его за узкую направленность и ограниченную эффективность.

 

Или еще короче – «не нужно все держать в голове, пользуйтесь для этого подручными средствами». Помните, что мы не машины и постоянно, что-то забываем. С кем из нас не случалась такая беда. На работе начальник вам дает очень важное поручение в разгар вашей работы, вы для себя отмечаете что «надо не забыть» и… забываете. А вспоминаете только через несколько дней, когда уже горят все сроки и начальник орет на вас. Согласитесь, что в глазах вашего начальника это уже не личная эффективность, а личная НЕэффективность сотрудника. И с этим нужно что то делать, иначе завтра вообще можно на улице оказаться. В таком случае именно методика GTD и приходит к нам на помощь.

Сама методика мне показалась монструозная, так ее освоение требует больших усилий и серьезных изменений в своей жизни. Поэтому я для себя взял из нее лишь те части, которые мне реально помогают и отбросил то, что в данный момент мне кажется ненужным. И все таки как мне видится эффект на лицо. Появляется чувство легкости и спокойствия за счет большего контроля над ситуацией. Ушла былая нервозность, которая постоянно преследует тебя в работе менеджера.

 

Немного теории.

Кратко распишу главные принципы управления входящей информацией.

Сбор. Вся окружающая вас информация должна попадать в так называемые корзины для входящей информацией. Причем это относиться не только к бумажным носителям. Это должно относиться вообще ко все информации которая к вам поступает тем или иным образом (e-mail, СМС, телефонные звонки, автоответчик, бумажные письма, факсы, устные приказы руководства и многое другое). Для этого можно использовать: диктофон, e-mail программы, лоток для входящей документации, заметки на бумаге или в смартфоне и т.д.

Обработка. Вся попавшая в корзину информация должна оттуда регулярно изыматься иначе потеряется весь смысл системы. К примеру: раз в день проверять ящик для почты, каждые 3 часа разбирать электронные письма, раз в час просматривать поступившие факсы и т.д. Главное что бы это было регулярно! Сама обработка должна проходить по следующей схеме:

Изымаем информацию из корзины и смотрим, нужно ли что-то делать с ней?

А) если нужно и займет меньше 2х минут – делаем, если больше 2х минут, то помещаем к себе в ежедневник и планируем дальнейшую работу с этой задачей.

Б) если делать с информацией ни чего не нужно, то решаем, нужна ли эта информация вообще? Если не нужна – выбрасываем и забываем, если нужна – архивируем.

Организация. Все задачи, которые мы не выбросили и не сделали в предыдущем пункте за 2 минуты, придется, так или иначе, решать. И удобнее всего для этого составлять списки задач. По каждой задаче в этих списках должно быть указано следующее, конкретное действие, иначе эта задача у вас так и будет висеть без выполнения. Если задача слишком большая ее необходимо разбивать на подзадачи. Так же в вашем списке должен присутствовать пункт «когда-нибудь/может быть» сюда необходимо помещать задачи, которые по тем или иным причинам не могут быть сделаны сейчас, но и целиком забывать про которые нельзя.

Обзор. Списки дел будут приносить пользу только в том случае если к ним регулярно обращаться и обрабатывать задачи в необходимой последовательности. Так же необходимо регулярно просматривать списки «когда-нибудь/может быть» для выяснения актуальности задач (я проверяю их один раз в неделю).

Действие. Самое главное в любой системе это действие. Если вы будете правильно выполнять предыдущие пункты, то на данном этапе вам останется только выполнять задачи из списка дел разбитые на небольшие, простые и практически не заметные шажки. Таким образом, вы даже и заметить не успеете, как дело будет выполнено. При этом не придется прибегать к большим затратам нервной энергии заставляя себя работать.

 

В итоге самое трудное это научиться действовать по пунктам. Но если к этому привыкнуть, то это очень упрощает жизнь.

 

В следующей статье я расскажу вам об очень интересном приеме, который называется «43 папки». С помощью него я забыл, что значит куча бумаг на рабочем столе.

 

Оставить свой комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Яндекс.Метрика

Форекс каталог