// PopIn

GTD: прием 43 папки

Прием 43 папки


Еще один прием, который я взял на вооружение их техники GTD, это прием под названием «43 папки». По своей должности я работаю с большим количеством документов. Часто бывает, что определенный приказ или договор потребуется только через неделю, а до этого времени он будет просто валятся на столе и отвлекать мое внимание, или, что еще хуже, пропадет под кипой подобных документов и в самый нужный момент я не смогу его найти. А с использованием «43 папок» я это исключаю совершенно!


Объясню суть приема, который я адаптировал под себя. В моем распоряжении есть толстая архивная папка, в которой на кольцах висят плотные файлы в количестве 43 штук. 31 файл пронумерован цифрами от 1 до 31 (это дни), а остальные 12 подписаны названиями месяцев (январь, февраль, март и т.д.). Размещены они следующим образом. Первыми идут по порядку возрастания файлы с цифрами от сегодняшнего дня (сегодня 25) до 31, далее идет файл с названием следующего месяца (апрель), далее остальные файлы с цифрами от 1 до вчерашнего дня (24), а после остальные файлы с названиями месяцев по порядку (май, июнь, июль, … январь, февраль, март). В файлах лежат документы, которые мне понадобятся в определенный день. К примеру, если документ мне понадобится 30 числа, то он лежит в файле с номером 30. Каждое утро я открываю папку, вынимаю из файла с номером сегодняшнего дня все документы, а сам файл помещаю после файла с предыдущим днем. Таким образом, этот файл уже становится не 25 марта, а 25 апреля. Несложно проследить, что к последнему числу месяца все файлы с номерами будут перемещены на следующий месяц (если в месяце менее 31 дня, то в последний день вручную перенесите все невостребованные файлы с днями в конец файлов с числами). В первый день следующего месяца перед вами будет расположен не файл с цифрой 1, а файл с названием наступившего месяца (у нас это будет апрель). Теперь мы достаем все документы из этого файла и располагаем их в файлах с днями в том порядке, когда нам эти документы понадобятся, а сам файл с названием месяца убираем в самый конец папки. Таким образом, этот файл из апреля 2014 года, превратится в апрель 2015 года. В принципе если правильно следовать этому алгоритму, то такая система будет бесконечной. Главное не забывать вынимать документы из файлов каждое утро!

А каким образом вы боретесь с «макулатурой» на вашем столе?

Оставить свой комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Яндекс.Метрика

Форекс каталог